Janine Schmid
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Allgemeine Informationen
- Aktuelle Position
- PMO
- Aktuelle Firma
- Freelancer
- Startdatum
- ASAP / ab sofort
- Auslastung / Workload (Mehrfachauswahl möglich)
- Vollzeit / Teilzeit
- Remote
- 80 % Remote
- Umzugsbereitschaft
- Nein
Kenntnisse
Sprachen
- Deutsch
- Englisch
- Portugiesisch
- Spanisch
Skills
- Microsoft 365
- Confluence
- Jira
- Notion
Berufs- und Projekthistorie
Selbstständige Business-Optimierung & Consulting
Zeitraum: Seit 02/2021
Rolle: PMO, Business Operations, Consulting, Coaching & digitale Organisation
Branche: Small Business / Coaching / Kreativwirtschaft / Einzelunternehmer
Aufgaben & Verantwortlichkeiten
- Analyse und Optimierung bestehender Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe
- Aufbau digitaler Strukturen, Workflows und Organisationssysteme
- Unterstützung bei Prioritätensetzung, Ressourcenmanagement und operativer Umsetzung
- Entwicklung klarer Kommunikations-, Abstimmungs- und Aufgabenstrukturen
- Sparring für Selbstständige und Unternehmer bei organisatorischen und strategischen Herausforderungen
- Eigenständige Steuerung des eigenen Business inklusive Kundenakquise, Angebotserstellung,
- Rechnungswesen und Projektabwicklung
- Entwicklung von Coaching-Formaten, Workbooks, Worksheets, digitalen Produkten und Vorlagen
- Bis 12/2023: Markenentwicklung, Webdesign, Social Media, Personal Branding und visuelle Kommunikation
Beitrag & Wirkung
Selbstständige und kleine Unternehmen gewinnen mehr Klarheit, Struktur und Orientierung im Geschäftsalltag.
Prozesse und Verantwortlichkeiten werden nachvollziehbarer, Aufgaben lassen sich gezielter priorisieren und
Themen konsequenter umsetzen. Die frühere Erfahrung in Markenaufbau und visueller Kommunikation unterstützt
mich zusätzlich dabei, Unterlagen, Präsentationen und digitale Inhalte professionell und adressatengerecht
aufzubereiten.
TBN – Technische Beratung
Zeitraum: Seit 08/2025 als Freelancer
Rolle: Freelance Business Administration & Executive Support
Branche: Technische Beratung
Aufgaben & Verantwortlichkeiten
- Steuerung des operativen Backoffice
- Abwicklung des Angebots- und Rechnungswesens
- Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung
- Koordination von Terminen und operativen Abstimmungen
- Schnittstellenmanagement zwischen Geschäftsleitung, Kunden und externen Partnern
- Strukturierung administrativer Abläufe im Tagesgeschäft
- Eigenständige Nachverfolgung laufender organisatorischer Themen
Beitrag & Wirkung
Durch die zuverlässige Übernahme des operativen Backoffice wird die Geschäftsführung im Tagesgeschäft spürbar
entlastet. Angebots-, Rechnungs- und administrative Prozesse werden strukturiert koordiniert und zuverlässig
nachverfolgt. Dadurch entstehen klarere Abläufe und mehr zeitlicher Freiraum für Kundenbetreuung, Projekte und
unternehmerische Aufgaben.
Plocher Executive Find GmbH
Zeitraum: Seit 07/2025 als Freelancer, zuvor 11/2023 – 04/2024 in Festanstellung
Rolle: Executive Search Consultant (C-Level & Middle Management) | Projekt-Support
Branche: HR Consulting / Executive Search
Aufgaben & Verantwortlichkeiten
- Begleitung anspruchsvoller Executive-Search-Mandate im C-Level- und Führungskräfteumfeld
- Analyse von Anforderungsprofilen sowie Recherche, Screening und Bewertung geeigneter Kandidaten
- Durchführung strukturierter telefonischer und persönlicher Kandidateninterviews
- Erstellung vertraulicher Kandidatenberichte, Dossiers und Präsentationsunterlagen
- Strukturierte Aufbereitung von beruflichem Werdegang, Motivation, Wechselgründen und persönlichen
Kompetenzen
- Persönliche Vorstellung geeigneter Kandidaten bei Auftraggebern sowie Begleitung der Auswahlprozesse
- Beratung und Schnittstellenmanagement zwischen Auftraggebern, Kandidaten und Geschäftsführung
- Qualitätssicherung und Optimierung von Kandidatenunterlagen und internen Dokumentationsprozessen
- Unterstützung bei der Koordination und Nachverfolgung laufender Suchmandate
Beitrag & Wirkung
Durch fundierte Kandidatenanalysen, strukturierte Interviews und hochwertige vertrauliche Berichte erhalten
Auftraggeber eine belastbare Grundlage für ihre Personalentscheidungen. Die professionelle Aufbereitung der
Kandidatenunterlagen sowie die verlässliche Kommunikation zwischen Auftraggebern, Kandidaten und Beratern
tragen dazu bei, Suchmandate effizient, diskret und auf hohem Qualitätsniveau zu begleiten.
SAP-Beratungshaus (StartUP)
Zeitraum: 05/2024 – 03/2025 in Festanstellung
Rolle: Management Assistant & Senior Project Manager | PMO-Support
Branche: IT-Services / SAP Consulting / Software Development / Start-up
Aufgaben & Verantwortlichkeiten
- Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung in organisatorischen, administrativen und strategischen
Themen
- Unterstützung des Projekt- und Testmanagers als PMO in SAP-S/4HANA-Projekten bei organisatorischen,
koordinativen und administrativen Projektaufgaben
- Eigenverantwortliche Planung und Steuerung des vollständigen Standortwechsels inklusive Logistik,
Raumplanung, Dienstleisterkoordination und behördlicher Prozesse
- Aufbau effizienter Office-, Meeting- und Kommunikationsstrukturen inklusive Protokollführung und
Aufgabenverfolgung
- Verantwortung für Recruiting und Personalprozesse inklusive Active Sourcing, Interviews, Vertragswesen und
Onboarding
- Erstellung von Geschäftsdokumenten, Forecasts, Statistiken und Reportings
- Organisation von Geschäftsreisen, Terminen und internen Veranstaltungen sowie Vorbereitung von
Buchhaltungsbelegen in DATEV
Beitrag & Wirkung
Der Standortwechsel wurde vollständig geplant und strukturiert umgesetzt, sodass der operative Betrieb während
der Verlagerung aufrechterhalten werden konnte. Durch die organisatorische, koordinative und administrative
PMO-Unterstützung wurde der Projekt- und Testmanager im SAP-S/4HANA-Projektumfeld spürbar entlastet.
Gleichzeitig professionalisierten neu etablierte Office-, Meeting-, Recruiting- und Kommunikationsstrukturen die
internen Abläufe und schufen mehr Transparenz und Verbindlichkeit im Tagesgeschäft.
engineering people Stuttgart GmbH
Zeitraum: 06/2019 – 02/2021 in Festanstellung
Rolle: Projektassistenz & Personalreferentin
Branche: Engineering / IT-Dienstleistung / Projektgeschäft
Aufgaben & Verantwortlichkeiten
- Kaufmännische und administrative Abwicklung technischer Kundenprojekte
- Erstellung und Bearbeitung von Verträgen, Forecasts und Nachkalkulationen
- Abwicklung von Rechnungsprozessen, Mahnwesen und statistischen Auswertungen
- Unterstützung des Vertriebs bei Angebotsprozessen, Projektkoordination und Kundenkommunikation
- Koordination projektbezogener Abstimmungen und Aufbereitung relevanter Unterlagen
- Betreuung der Mitarbeiter im laufenden Arbeitsverhältnis, einschließlich Vertragswesen, Personalunterlagen
und Reisekosten
- Durchführung und Begleitung von Bewerbungsgesprächen gemeinsam mit den Projektleitern
- Schnittstellenmanagement zwischen Projektleitung, Kunden, Mitarbeitern und internen Fachabteilungen
Beitrag & Wirkung
Durch die strukturierte kaufmännische Projektabwicklung entstanden Transparenz und Verlässlichkeit in Verträgen,
Forecasts, Projektbudgets und Rechnungsprozessen. Die koordinierte Zusammenarbeit zwischen Projektleitung,
Vertrieb, Kunden, Mitarbeitern und internen Fachabteilungen unterstützte reibungslose Projektabläufe und
entlastete die verantwortlichen Projektleiter im operativen Tagesgeschäft.
Manpower Group GmbH
Zeitraum: 09/2017 – 07/2018 in Festanstellung
Rolle: Consultant Permanent Placement
Branche: Personalberatung / Direktvermittlung / Recruiting
Aufgaben & Verantwortlichkeiten
- Eigenständige Steuerung vollständiger Recruiting- und Vermittlungsprozesse im 360-Grad-Modell – von der
Kundenakquise bis zur erfolgreichen Besetzung
- Akquise von Neukunden sowie Ausbau und Pflege bestehender Kundenbeziehungen
- Analyse von Stellen- und Anforderungsprofilen sowie Beratung der Auftraggeber zu Markt- und
Suchstrategien
- Recherche, Identifikation und Direktansprache geeigneter Fach- und Führungskräfte über Active Sourcing
und Netzwerkplattformen
- Screening und Bewertung von Profilen sowie Durchführung strukturierter Kandidateninterviews
- Erstellung professioneller Kandidatenprofile und Unterlagen für die Präsentation bei Auftraggebern
- Organisation und Moderation von Vorstellungsgesprächen sowie Briefing und Begleitung der Kandidaten im
Auswahlprozess
- Erstellung von Angeboten, Begleitung von Vertragsverhandlungen und Steuerung des Vermittlungsprozesses
bis zum Abschluss
Beitrag & Wirkung
Durch die Verbindung aus Kundenberatung, Vertrieb, Recruiting und strukturierter Prozesssteuerung wurden
Auftraggeber und Kandidaten über den gesamten Vermittlungsprozess hinweg professionell begleitet. Passende
Fach- und Führungskräfte konnten gezielt identifiziert, qualifiziert und vorgestellt werden, während gleichzeitig
nachhaltige Kundenbeziehungen aufgebaut und weiterentwickelt wurden.
Flughafen Stuttgart GmbH
Zeitraum: 09/2016 – 09/2017 in Festanstellung
Rolle: Teamassistentin der beiden Abteilungen Immobilienmarketing/-vertrieb & Werbung
Branche: Luftverkehr / Immobilienmarketing / Werbung
Aufgaben & Verantwortlichkeiten
- Unterstützung des Projektmanagements und der Fachabteilungen in der Immobilien- und
Flächenvermarktung unter Einsatz von SAP PPM
- Koordination der finalen Umsetzungsphase des Sonderprojekts „KinderFlughafen auf der Besucherterrasse“
inklusive Terminverfolgung, Abstimmung beteiligter Gewerke und Qualitätssicherung
- Erstellung und Aufbereitung von Exposés, Präsentationen und Vermarktungsunterlagen
- Betreuung von Miet- und Werbekunden sowie Koordination von Anfragen, Terminen und Besichtigungen
- Angebotserstellung, Vertragsabwicklung und Pflege von Kunden- und Projektdaten im CRM
- Bearbeitung von Rechnungen, Bestellungen und Aufträgen über SAP
- Organisation und Begleitung externer Veranstaltungen sowie kommerzieller Foto- und Filmproduktionen
- Schnittstellenkoordination zwischen Fachabteilungen, Kunden, Dienstleistern, Sicherheitsdienst und
Bundespolizei
Beitrag & Wirkung
Projekt-, Vermarktungs- und Kundenanfragen wurden in einem komplexen und sicherheitskritischen Umfeld
zuverlässig koordiniert. Durch die strukturierte Abstimmung zwischen internen Fachbereichen, externen Partnern
und Sicherheitsstellen konnten Projekte, Veranstaltungen und Produktionen unter Einhaltung organisatorischer,
terminlicher und sicherheitsrelevanter Anforderungen umgesetzt werden.
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